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Gestione Documentale / Pratiche

ll modulo gestione pratiche permette di attivare una gestione integrata delle pratiche documentali, oltre a quella dei raccoglitori. Una pratica è una tipologia speciale di raccoglitore creata con una lista predefinita di documenti (checklist), da gestire in modo obbligatorio o facoltativo e assegnata a un soggetto che dovrà lavorare (ossia archiviare e smistare) questi documenti entro una scadenza prefissata. Questo consente di ottenere una gestione dinamica e flessibile dei documenti al variare dello stato della pratica

E' possibile gestire la documentazione e le informazioni aziendali ossia: loghi, allegati, associazioni, fascicoli, promemoria, protocolli, moduli oltre ad archiviare i documenti in modo massivo, stabilire liste di distribuzione e condividere in modo ottimale le informazioni all'interno dell'azienda

Questo sistema sostituisce interamente l'archiviazione su cartelle condivise nell'azienda Per organizzare al meglio la pratica, i documenti afferenti una stessa checklist vengono raggruppati in fascicoli nominati con il nome della checklist (es. definizione offerta, stipula contratto, manutenzione etc.). Essendo nata sulla struttura dei raccoglitori, eredita da questi tutte le caratteristiche di navigabilità, accessibilità, gestione e sicurezza dei documenti proprie dei raccoglitori digitali. I documenti inseriti in una pratica possono essere gestiti (visualizzati, copiati, spostati, salvati, spediti, stampati) esattamente come se fossero inseriti in un raccoglitore. A differenza di quest’ultimi però, sono a disposizione strumenti per monitorare le attività delle persone coinvolte nella gestione delle pratiche ed avere costantemente sotto controllo lo stato di lavorazione dei documenti

  • Possibilità di definizione di un dossier come corrente, sospeso, interrotto, chiuso
  • Possibilità di inibire l’archiviazione di fascicoli o documenti all’interno di dossier
  • Possibilità di impostare la tipologia di dati presenti nel fascicolo
  • Possibilità di personalizzazione della numerazione del dossier
  • Possibilità di smistare dossier tra gli utenti Tracciabilità delle operazioni avvenute su fascicoli e sui documenti
  • Possibilità di definire stati d’avanzamento nei dossier
  • Possibilità di definire documentazione richiesta per ciascun stato d’avanzamento del dossier
  • Possibilità di definizione di checklist su dossier

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